CUADRAGÉSIMA SÉPTIMA CLASE (22/AGOSTO/2018)

TOMA DE DECISIONES EN LA ORGANIZACION

El proceso de toma de decisiones en las organizaciones no siempre sigue una metodología estándar o un proceso de modelado rígidamente y definido con precisión.

Esta inconsistencia metodológica (y por lo tanto de los procesos) ocurre en un grado cada vez mayor, según aumenta el nivel jerárquico de la persona que toma las decisiones.

Y es fácil entender la razón de esto.

Toda persona que debe tomar una decisión, ya sea en una organización o en su vida personal, considera dos aspectos:

• Los aspectos racionales y analíticos
• Los aspectos emocionales y de temperamento personal

No podemos olvidar, también, la famosa intuición, que no deja de ser un sesgo del aspecto emocional, pero que algunos saben cómo utilizar muy bien y con resultados brillantes y otros no tanto…

Al tomar en cuenta estos dos aspectos, la persona que está en un proceso de toma de decisiones en las organizaciones aun está bajo la presión de un tercer factor: el tiempo.

Y como dice aquella frase muy antigua:

“Si usted no toma ninguna decisión, ya tomó una, y está equivocada”.

Por lo tanto, según aumenta el nivel jerárquico, las características de la personalidad del líder, su confianza en sí mismo y su experiencia le pueden llevar a inclinarse más a los aspectos emocionales y de temperamento, mezclados con la intuición, especialmente si no tiene suficiente tiempo para analizar la información o incluso recibirla de los niveles jerárquicos inferiores y de los sistemas que deben proporcionarle la información.

Tipos de personalidades:

• Analítico: baja asertividad y baja emotividad
• Pragmático: asertivo y controlado
• Integrador: emotivo y con baja asertividad
• Expresivo: asertivo y emotivo

No existe un estilo de personalidad ideal para la persona que toma decisiones, esto depende de la colocación, los valores, la cultura e inclusive del momento por el cual está pasando la empresa.

Es por eso que cada vez más, las empresas tratan de mejorar el modelado de sus procesos de inteligencia y de selección de líderes, buscando el mejor rendimiento en los dos factores clave para la toma de decisiones de la organización:

• Líderes preparados para tomar decisiones de riesgo utilizando los factores emocionales y de la personalidad con responsabilidad y precaución.
• Sistemas de información que proporcionen más agilidad, fiabilidad y precisión en la ayuda a los procesos de toma de decisiones en las organizaciones.

En el otro extremo de la cadena jerárquica, están las reglas de negocio. Aquellos procedimientos estandarizados en el flujo de proceso, que definen la secuencia de las actividades por medio de reglas simples.

Cuanto menor sea el nivel jerárquico, más reglas de negocio deben ayudar en el proceso de toma de decisiones en las organizaciones.

Para entender un poco mejor cómo funciona esto, vamos a echar un vistazo a uno de los autores que han estudiado el proceso de toma de decisiones en los negocios, Herbert Simon y cómo estructuró su análisis de esta cuestión.

El proceso de toma de decisiones en las organizaciones según Herbert Simon

Según el premio Nobel y profesor de la Universidad Carnegie Mellon,  el proceso de toma de decisiones en las organizaciones tiene 3 fases:

1. La prospección: análisis del problema

1. La concepción: creación de soluciones alternativas

1. La decisión: juicio y elección de una de las alternativas

Simon considera que el aspecto racional es limitado para maximizarse la elección de la solución. Lo que se debe buscar no es la solución ideal, sino la solución más satisfactoria, lo que enfatiza en cierto modo, la necesidad de tener en cuenta el aspecto emocional en la toma de decisiones de la organización.

Además, Simon clasifica las decisiones de negocio en tres tipos:

1. Las decisiones programadas: repetitivas y rutinarias, pueden ser el objetivo de la automatización de procesos de negocio

1. Las decisiones no programadas: en las que la persona que toma las decisiones debe usar su juicio, la intuición y la creatividad

1. Las decisiones semi-programadas: una mezcla de las dos, en las que debe existir el apoyo de los sistemas de información y el juicio de quien toma las decisiones, su experiencia y comprensión del contexto

Cualquiera que sea el tipo de proceso de toma de decisiones en las organizaciones, el hecho es que un panel de administración puede ayudar en el seguimiento de los procesos de negocio. Vea en el siguiente video (en inglés) cómo crear un panel de instrumentos en HEFLO.

Además, las técnicas establecidas, como El análisis FODA, el diagrama de Ishikawa, la Matriz BCG y la Matriz de Eisenhower pueden ayudar a los líderes en la toma de decisiones de la organización.

DIARIOS DE CAMPO

CUADRAGÉSIMA SEXTA CLASE (21/AGOSTO/2018)

CARACTERISTICAS DE LAS DECISIONES GERENCIALES

Una característica común de los deberes de los administradores es la responsabilidad para la toma de decisiones. Los administradores toman grandes decisiones (el cierrre de una planta de la compañía, la compra de otra compañía o la introducción de una nueva línea de productos) y, por supuesto, decisiones menores: la selección de un nuevo empleado entre cuatro candidatos al puesto, la determinación del calendario de producción del próximo mes o la elección de un nuevo banco para mantener parte de los depósitos de la organización. El presente artículo es el resultado de una investigación que trata precisamente sobre este tema; los conceptos que se desarrollan han sido estudiados con base en los planteamientos, de Paul E. Moody. Se presentan los aspectos generales sobre la toma de decisiones, enfocando el concepto de circuito de las decisiones; luego se discute cómo se relaciona la importancia de la decisión con la velocidad con que se procede a lo largo de este circuito y los factores que diferencian una decisión importante de una decisión de rutina. A continuación, se establece relación entre el costo de recoger información y el beneficio derivado de esta información adicional. Posteriormente, se trata acerca de los elementos y características de las decisiones. Por último, se desarrolla una lista de problemas relacionados con el proceso de decisión. Asimismo, se analiza la diferencia entre hecho y opiniones, y su importancia en la toma de decisiones, y se trata acerca de la calidad de la decisión de los factores que involucra: recursos que ingresan, resultados y el proceso en sí mismo, lo cual se conoce como el proceso de “caja negra”. El proceso integral de toma de decisiones en los diferentes niveles de la organización es expuesto en forma detallada en este artículo.

DIARIOS DE CAMPO

CUADRAGÉSIMA QUINTA CLASE (20/AGOSTO/2018)

EL AMBIENTE COMPETITIVO

Es bien sabido que el ambiente competitivo se encuentra en todas las actividades del hombre, en la organización empresarial este punto juega un papel preponderante, ya que las empresas se consideran como agentes económicos y tienen toda la libertad de ofrecer bienes y servicios al mercado y a la vez también tienen la libertad de elegir a quien comprar a adquirir abastecimiento para sus procesos.

Es por ello que debemos de aceptar que la organización cuenta con una gran pluralidad en estas cuestiones, es decir puede escoger entre varios clientes y proveedores. Bajo este concepto se desarrollan algunos otras estrategias como la segmentación.

El ambiente competitivo esta compuesto por todos aquéllos factores con los que interactúa la empresa en sus acciones dentro del mercado nacional internacional en que se mueve su producto y/o servicio.

En este orden existen factores tales como la competencia directa, competencia indirecta, competencia potencial así como aspectos de distribución y logística para con los clientes y el mercado.

Estos factores arrojan indicadores (el número de competidores por ejemplo) que nos van guiando o direccionando nuestras acciones en el mercado.}

Un competidor directo es aquél que vende o comercia el mismo producto o servicio que el nuestro, basta hojear algunas fuentes como la sección amarilla, el periódico local u observar en algunas áreas para identificar empresas que se convierten en competidoras directas, por ejemplo en la venta de refrescos de cola, tenemos a dos aguerridos competidores directos: Coca Cola y Pepsi Cola.

En un pasaje de productos electrónicos, encontramos a un sinnúmero de locales vendiendo los mismos productos, algunos en las mismas condiciones y precios.

Por otro lado los competidores indirectos son aquéllos que venden productos o servicios al mercado en que se encuentra nuestra empresa, aunque no estén especializados en ello.

Si comercializa con productos naturales al servicio de la estética del cuerpo, encontramos que algunas farmacias, gimnasios o locales sin giro específico, también venden productos similares que pueden afectar al mercado nuestro de diferentes maneras.

Una vez identificado el tamaño, y el tipo de mercado a que se dirigen los competidores, es importante analizar y observar sus estrategias de competenciaa fin de desarrollar nuestro plan de mercadeo y poder descubrir o potenciar una ventaja competitiva.

Algunas de las preguntas que se pueden hacer en base a un ambiente competitivo pueden ser:

– ¿Qué tan extensa es su línea de productos?
– ¿Qué están promoviendo, anunciando o usando para destacar?
– ¿Qué tipo de servicios ofrecen y de qué calidad?
– ¿En qué condiciones tienen su establecimiento en cuanto a limpieza, decorado e imagen en general?

DIARIOS DE CAMPO

CUADRAGÉSIMA CUARTA CLASE (15/AGOSTO/2018)

EL CAMBIO Y EL FUTURO DE LA ADMINISTRACION

Durante los últimos años, el proceso evolutivo de la administración se ha visto reducido a cambios mínimos y poco trascendentales, y mas bien se han mantenido vigentes aquellas teorías del siglo pasado en donde el enfoque hacia la productividad y el poco interés en la relevancia e importancia del hombre como parte fundamental del proceso productivo ha regido las riendas de la administración.

Teorías como las de Frederick Winslow Taylor, Max Weber, W. Edwards Deming, Daniel McCallum, Grandes pensadores de la administración de principios del siglo pasado rigen aun. Hoy en pleno siglo XXI muchas de las compañías más grandes de nuestro país y del mundo, las aplican a plenitud. Estas a pesar de haber demostrado ser un primer gran salto dentro del proceso evolutivo de la administrativo no son precisamente las mejores en pro de cumplir el máximo objetivo de las organizaciones hoy por hoy, pues poco o nada ayudan a maximizar los rendimientos, satisfacer necesidades y generar bienestar al cliente interno y externo.

Un par de teorías como la teoría Y otras cuantas alcanzaron a divisar en parte la importancia del hombre, su aporte, su participación, empoderamiento e iniciativa como un eje fundamental dentro del objetivo de maximizar la productividad y rendimientos de las compañías. También de manera muy somera consideran su contribución con la adaptabilidad, evolución y desarrollo de las organizaciones dentro de un mercado cambiante y cada vez más exigente.

Ahora bien en nuestro país existen muchas organizaciones extremadamente atrasadas en la aplicación de teorías administrativas, es más, muchas compañías de pequeño y mediano tamaño ni siquiera conocen de las teorías de principio de siglo, siendo administradas de manera empírica. Es por eso que en los próximos planteamientos hare una perspectiva desde mi punto de vista particular sobre el estado actual de los procesos administrativos (a mediana escala), de la empresa colombiana de petróleos (Ecopetrol S.A) considerada como icono en nuestro país (por ser la más grande) y ejemplo a seguir, para tener una idea de nuestro estado actual en procesos de administración modernos basado las teorías planteadas en el libro El futuro de la Administración de Gary Hamel referente de este documento.

¿Por qué es importante innovar en la administración de empresas?

En el primer capítulo de su libro Gary Hamel plantea el siguiente cuestionamiento; ¿será el final de la administración?, y nos conduce a mirar los escasos cambios evolutivos sufridos dentro de los procesos administrativos desde principios del siglo pasado, criticando duramente el proceso de relajación al que se ha llegado, que ha conducido a la administración a un estancamiento casi total.

La aplicación al pie de la letra de teorías como las de Taylor, teoría de la Burocracia (la más aplicada en nuestro país), entre otras, de décadas y décadas, así como su funcionalidad comprobada han permitido que su aplicación sea poco cuestionada en organizaciones de gran envergadura cuyo único objetivo inmediato era el lucro de sus propietarios, a costas de cualquier cosa, propendiendo exclusivamente por la maximización de los rendimientos y utilidades.

Pero en un mundo de mercados globalizados, cambiante y cada vez más exigente, la adaptabilidad de las organizaciones y el compromiso e implicación del hombre como eje fundamental, sobre el cual debería girar el proceso productivo hacen replantear la eficacia de dichas teorías; cada vez mas obsoletas a la hora de responder a las necesidades de los mercados modernos.

Para nuestro caso particular Ecopetrol ya comienza a sentir el peso de la globalización sobre su espalda e intenta proponer cambios en su estrategiaadministrativa, extremadamente arcaica (afirmación que puedo hacer por conocer el proceso desde su base) y poco practica a la hora de comprometer al hombre como eje fundamental del proceso productivo, En sus procesos administrativos primaban como ejes fundamentales el modelo Burocrático y las teorías de Taylor aplicadas de manera distorsionada y poco practica, Aun así y a pesar de todas sus fallas es la primera empresa del país (¿que se podría esperar de las demás?), pero con su modelo administrativo actual dudo de sobremanera que pueda mantenerse en el mercado globalizado de loshidrocarburos, especialmente si se llegase al punto de tomar la decisión estatal de acabar su monopolio en el país, como único explotador y procesadorde hidrocarburos.

En su segundo capítulo Hamel, plantea la ventaja primordial de la modificación administrativa, propone que la innovación administrativa es todo aquello que cambie la forma actual de administrar los procesos basados en las teorías del siglo pasado y que además permita asegurar una ventaja competitiva al mejorar el desempeño de la organización.

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CUADRAGÉSIMA TERCER CLASE (14/AGOSTO/2018)

NIVELES ADMINISTRATIVOS

La coordinación de varias personas para lograr un objetivo es conformada por una organización, esto con la finalidad de lograr realizar las metas establecidas de una manera rápida, con más fácil.

El éxito o fracaso de la organización depende de la eficiencia y eficacia con la que obtenga y a la vez utilice sus recursos. El trabajo implicado en la combinación y dirección de uso de los recursos para lograr propósitos se denomina Administración.(Hampton, 1984).

Funciones:

Evaluación.- para saber en que estado esta la organización

Planeación.- las metas propuestas

Organización. como se logran los objetivos

Dirección.- definir la forma de hacerse 

Control.- evaluar si se esta realizando correctamente.

Existen tres niveles en la administración de organizaciones que ayudan a realizar un buen control en las actividades a desarrollar y son las siguientes:

Planeación estratégica en las cuales intervienen el gerente general, director general o coordinador administrativo. El control operativo ocupa el plano base de los tres planos administrativos, los gerentes operacionales apoyan sus decisiones en una serie de reglas preestablecidas, las cuales al implantarse de manera correcta, otorga resultados predecibles.

Los gerentes de operaciones supervisan los detalles operativos de la organización, verificando que las tareas se ejecuten.

Administración intermedia Constituye el segundo plano o intermedio de los tres niveles del sistema administrativo. Los gerentes de mandos medios toman decisiones sobre la planeación y control a corto plazo y de la manera de asignar los recursos al cumplir con las metas de la organización.

El dominio de toma de decisiones se caracteriza por tener el control operativo y estratégico con fluctuaciones constantes.

Administración estratégica Constituye el tercer nivel de la estructura administrativa los gerentes de logística, se ubican más allá de las fronteras de la organización en el tiempo o en el espacio, en toma de decisiones y hará a los gerentes de mandos intermedios o próximos gerentes. Actúan bajo un clima de gran incertidumbre en la toma de decisiones, los gerentes de logística definen a la organización como un todo, para ello la amplia imagen es donde la empresa decide el desarrollo de nuevas líneas de productos, la separación de negocios no redituables, las adquisición de otras compañías compatibles o simplemente la decisión de venta de la empresa.

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